שיתוף פרומפטים עם הצוות: סביבת עבודה, צ׳אט ושיחות

בסביבת עבודה של 77Fox צוות קטן יכול לשתף פרומפטים, קנבסים, משימות ואירועים, עם צ׳אט קבוצתי והודעות פרטיות ממש לידם; ומי שמשתמש ביישום שולחן העבודה ל-Windows יכול גם לפתוח שיחה קולית של עד 6 אנשים. סביבות העבודה, ההודעות והשיחות חינמיות, ודורשות חשבון 77Fox. סביבות עבודה והודעות עובדות ביישום שולחן העבודה ל-Windows ובגרסת הווב; שיחות קוליות קיימות רק ביישום שולחן העבודה ל-Windows.

בסטודיו של שלושה עד חמישה אנשים, הפרומפטים שכולם נשענים עליהם מפוזרים בצ׳אטים ובמסמכים של כל אחד, ולכן כל שימוש מתחיל בשאלה מי כתב אותו ואיפה הוא שמור. הדיון קורה באפליקציית צ׳אט אחרת, ושיחה קולית קצרה דורשת עוד אפליקציה. סביבת עבודה מכניסה את מה שמשותף ואת השיחה עליו לתוך 77Fox, ומה שפרטי נשאר פרטי.

מה אפשר לשים בסביבת עבודה

אפשר לשתף ארבעה סוגי תוכן: פרומפטים, קנבסים, משימות ואירועים. פרומפטים אפשר לשתף אחד-אחד, כמה יחד אחרי בחירה מרובה, או עם ״שיתוף ספרייה״, שמשתף את כל ספריית הפרומפטים וגם פרומפטים שתוסיפו בהמשך. לכל שיתוף בוחרים הרשאה, ״עריכה״ או ״צפייה בלבד״, וברירת המחדל היא צפייה בלבד.

למשימה משותפת אפשר להגדיר אחראי, ולאירוע משותף אפשר לסמן משתתפים. קנבסים אפשר לשתף גם בקישור עם אנשים מחוץ לסביבת העבודה; ראו איך עובד שיתוף קנבס. אם אתם עדיין מתלבטים איפה הפרומפטים צריכים לשבת, 77Fox מול Notion מול היסטוריית צ׳אט לפרומפטים משווה בין האפשרויות.

הבעלות לא משתנה. פריט משותף עדיין שייך למי שכתב אותו: מנהלים יכולים להסיר שיתוף מסביבת העבודה, אבל לא למחוק את המקור של אף אחד. כשעוזבים סביבת עבודה, השיתופים שלכם בה מבוטלים; כשסביבת עבודה נמחקת, כל אחד שומר את המקורות האישיים שלו.

הצטרפות לא מייבאת תוכן של אחרים לספרייה האישית שלכם, ולא משנה את הדפים שלכם. בפרומפטים, בקנבסים ובאירועים אפשר לבחור אם להציג תוכן משותף בתצוגה נפרדת של ״שותפו איתי״ או יחד עם התוכן שלכם; משימות תמיד מוצגות יחד. ליד פרומפטים ומשימות של אחרים מופיעה תמונת הפרופיל של מי שכתב אותם, כך שרואים מיד של מי הם.

כך יוצרים סביבת עבודה ומשתפים פרומפטים:

1. בהגדרות של 77Fox פתחו ״סביבות עבודה״, לחצו ״יצירת סביבת עבודה״ ותנו לה שם.
2. כבעלים או כמנהל, לחצו ״הזמנת חברים״ והזינו דוא״ל או קוד משתמש ציבורי כדי להזמין ישירות; אפשר גם ליצור קישור הזמנה עם תפקיד, תוקף וסיסמה לפי הצורך.
3. בדף הפרומפטים לחצו לחיצה ימנית על פרומפט, או על כמה פרומפטים שבחרתם, בחרו ״שיתוף בסביבת עבודה״ ואת סביבת העבודה, וקבעו ״עריכה״ או ״צפייה בלבד״. כדי לשתף את כל הספרייה, השתמשו ב״שיתוף ספרייה״.
4. אחרי שהחברים מקבלים את ההזמנה, הפרומפטים שלכם מופיעים בדף הפרומפטים שלהם, ומי שיש לו הרשאת עריכה יכול לשנות אותם.

הודעות

לכל סביבת עבודה יש צ׳אט קבוצתי משלה. חברים שנמצאים באותה סביבת עבודה יכולים לשלוח זה לזה הודעות פרטיות, ויש גם ״שליחה לעצמי״, שנוחה להעברת דברים בין המחשב לגרסת הווב.

• הודעה אחת יכולה להכיל עד 16,000 תווים ועד 10 קבצים מצורפים; תמונה עד 20 MB, וקבצים אחרים עד 200 MB.
• קבצים מצורפים נספרים בשטח האחסון בענן של השולח, 1 GiB בחשבון חינמי. ביישום שולחן העבודה אפשר לגרור קבצים מצורפים שהורדו ישר לתוכנות אחרות; בגרסת הווב משתמשים בכפתור ההורדה.
• הודעות חדשות מקפיצות התראת מערכת, וכמה הודעות שמגיעות באותה שיחה בתוך שניות מתאחדות להתראה אחת של ״N הודעות חדשות״.
• שיחה רועשת אפשר להשתיק: שיחה מושתקת לא מקפיצה התראות ולא נספרת בתג של הודעות שלא נקראו.
• הודעות שלא נקראו מוצגות כתג אדום עם מספר על הכניסה ל״הודעות״. בהודעות פרטיות מופיע ״נקרא״ אחרי שהצד השני קרא; בצ׳אט קבוצתי לא מוצג מי קרא מה.
• את ״הצגת תוכן ההודעה בהתראות״ אפשר לכבות בהגדרות. מרכז ההתראות של המערכת עלול לשמור את טקסט ההתראה; אחרי הכיבוי ההתראה רק אומרת ממי הגיעה הודעה חדשה.
• חברים חדשים יכולים לגלול אחורה בהיסטוריה של הצ׳אט הקבוצתי, וחבר שהוסר מסביבת העבודה מאבד מיד את הגישה לצ׳אט. הודעות פרטיות עובדות רק כל עוד שני האנשים עדיין חולקים סביבת עבודה כלשהי.

הודעות עובדות ביישום שולחן העבודה ל-Windows ובגרסת הווב. ביישום שולחן העבודה הדף ״הודעות״ מופיע מיד אחרי ההתחברות, וכבר לפני שהצטרפתם לסביבת עבודה אפשר להשתמש ב״שליחה לעצמי״ ולהתקשר באימייל למשתמשי 77Fox אחרים. בגרסת הווב הוא מופיע אחרי שהצטרפתם לסביבת עבודה אחת לפחות. לאפליקציית Android עדיין אין דף הודעות.

שיחה קולית

שיחות קוליות קיימות רק ביישום שולחן העבודה ל-Windows. כך פותחים שיחה:

1. פתחו את ״הודעות״. בראש הרשימה יש שורת ״שיחות״; גם בכותרת של צ׳אט קבוצתי, בלוח החברים ובשורות השיחות יש כפתורי חיוג.
2. לשיחה אישית בחרו ״אימייל״, הזינו את כתובת הדוא״ל של חשבון 77Fox של האדם ולחצו ״חיוג״, או חייגו חזרה לאיש קשר מהרשימה של אנשי הקשר האחרונים. לשיחה קבוצתית בחרו ״סביבת עבודה״, בחרו אחת ולחצו ״שיחה קבוצתית״.
3. אצל הצד השני קופץ בפינה התחתונה של המסך חלון שיחה נכנסת, בלי לגנוב את המיקוד מהחלון שהוא עובד בו; הוא לוחץ ״מענה״ ונכנס לשיחה. אחרי 45 שניות בלי מענה, השיחה נרשמת כשיחה שלא נענתה.
4. במהלך השיחה ״הוספת משתתפים״ מזמינה עוד אנשים לפי דוא״ל, מאנשי הקשר האחרונים או מחברי סביבת העבודה; לשיחה שנפתחה מסביבת עבודה אפשר להוסיף רק חברים של אותה סביבה. בכל שיחה יכולים להיות עד 6 אנשים, כולל מי שעדיין מחייגים אליו.
5. לחצו ״ניתוק״ כדי לצאת. אם מישהו דוחה, לא עונה בזמן או יוצא מוקדם, כל השאר נשארים מחוברים; השיחה מסתיימת כשהאחרון יוצא.

כמה כללים:

• מי שמתקשרים אליו צריך חשבון 77Fox ויישום שולחן עבודה ל-Windows שמחובר לרשת.
• הרשאת השיחות נמצאת בהגדרות ״שיחות קוליות״, תחת ״אפשר שיחות מאת״, עם ארבע אפשרויות: ״חברי סביבת העבודה״ (ברירת המחדל), ״כולם״, ״אנשי קשר נבחרים״ ו״אף אחד״. כברירת מחדל רק חברים באותה סביבת עבודה יכולים להתקשר אליכם; כדי לקבל שיחה ממישהו שלא חולק אתכם סביבת עבודה, בחרו ״כולם״, או ״אנשי קשר נבחרים״ והוסיפו אותו לרשימה. עם ״אנשי קשר נבחרים״ רק מי שברשימה יכול להתקשר.
• חשבון אחד יכול להיות בשיחה רק במכשיר אחד בכל פעם.
• המיקרופון לא נפתח לפני שעונים. סגירת חלון השיחה, מעבר לדף אחר או הסתרה למגש המערכת לא מנתקים את השיחה, ובתפריט הלחיצה הימנית של סמל המגש אפשר לענות, להשתיק, להקליט ולנתק.
• את המיקרופון והרמקול בוחרים בנפרד בהגדרות ״שיחות קוליות״. רשימת אנשי הקשר האחרונים שומרת עד 30 אנשים מ-30 הימים האחרונים, ואפשר להסיר ממנה בכל רגע.

לפני שמקליטים, אומרים לכולם

במהלך שיחה, כל משתתף יכול ללחוץ בעצמו ״התחלת הקלטה״, בלי שאף אחד אחר צריך להסכים. בזמן ההקלטה מופיע ברשימת החברים ״בהקלטה״ ליד שמו, אבל לא מושמע שום צליל, כך שהאחרים יודעים על כך רק אם הם מסתכלים על המסך.

לפני הקלטה, הודיעו לכל המשתתפים ופעלו לפי החוק המקומי. הכללים לגבי הקלטת שיחות שונים ממדינה למדינה ומאזור לאזור, לכן אמרו זאת בשיחה לפני שאתם מתחילים להקליט.

ההקלטות נשמרות רק במחשב של מי שמקליט, ולא מועלות ולא מסתנכרנות. כברירת מחדל הן נשמרות בתיקיית הנתונים המקומית של 77Fox, ואפשר לבחור תיקייה אחרת ב״תיקיית הקלטות״ בהגדרות ״שיחות קוליות״. כל הקלטה מערבבת את הקול שלכם ואת הקולות של כל המשתתפים לקובץ שמע WebM אחד; אם מישהו מצטרף באמצע, ההקלטה ממשיכה וגם הקול שלו נכנס. הקלטה אחת נמשכת עד 4 שעות ואז נעצרת אוטומטית.

איפה הנתונים שלכם נמצאים

ברגע שפרומפט משותף לסביבת עבודה, הטקסט שלו נשמר בשרתי 77Fox ויוצא מהסנכרון האישי שלכם ל-Google Drive. מה שלא שיתפתם נשאר רק במחשב שלכם וב-Drive שלכם, כפי שמוסבר בסנכרון מוצפן דרך Google Drive שלכם.

הודעות וקבצים מצורפים נשמרים מוצפנים בשרתי 77Fox, והמפתח נמצא בצד השרת. שמע השיחה תמיד עובר דרך הממסר, כך שכתובת ה-IP של המחשב שלכם לא נחשפת ישירות לצד השני, והשמע אף פעם לא נשמר. קבצים מצורפים, קנבסים משותפים ותוכן של סביבות עבודה חולקים את שטח האחסון בענן של החשבון; הסנכרון האישי ל-Google Drive לא נספר בו. עוד פרטים בחלק הפרטיות של עמוד התכונה.

שאלות נפוצות

אפשר להתקשר למישהו שלא משתמש ב-77Fox?

לא. שיחות קוליות עובדות רק בין חשבונות 77Fox, והצד השני צריך יישום שולחן עבודה ל-Windows שמחובר לרשת. אם אתם לא חולקים סביבת עבודה, הוא צריך גם לשנות את ״אפשר שיחות מאת״ ל״כולם״, או לבחור ״אנשי קשר נבחרים״ ולהוסיף אתכם.

אפשר להתקשר מגרסת הווב?

לא. בגרסת הווב אפשר לשלוח ולקבל הודעות ולפתוח ולערוך תוכן משותף, אבל שיחות קוליות קיימות רק ביישום שולחן העבודה ל-Windows. לאפליקציית Android כרגע אין הודעות ואין שיחות.

רק מי שבשיחה יכול לפענח את ההודעות?

לא. הודעות וקבצים מצורפים נשמרים בשרתי 77Fox ומוצפנים במפתח שנמצא בידי השרת (AES-256-GCM), כלומר המפתח נשאר בצד השרת. לכן אל תשלחו בצ׳אט מפתחות API, סיסמאות או מידע רגיש אחר.

כמה אחסון חינמי מקבלים?

לחשבון חינמי יש 1 GiB של אחסון בענן, שמשותף לקבצים המצורפים להודעות שלכם (הם נספרים אצל השולח), לקנבסים משותפים ולתוכן סביבות העבודה. תמונה יכולה לשקול עד 20 MB וקבצים אחרים עד 200 MB; בדף התמחור מופיעות תוכניות עם יותר אחסון.

כמה אנשים יכולים להיות בסביבת עבודה?

עד 500 חברים בכל סביבת עבודה, וכל חשבון יכול ליצור עד 60 סביבות עבודה. לשיחות קוליות יש מגבלה נפרדת: עד 6 אנשים בשיחה, כולל מי שעדיין מחייגים אליו.