Partager ses prompts en équipe : messages et appels

Dans un espace de travail 77Fox, une petite équipe partage prompts, canevas, tâches et événements, avec la discussion de groupe et les messages privés juste à côté ; ceux qui utilisent l’application de bureau Windows peuvent aussi lancer un appel vocal jusqu’à six personnes. Espaces de travail, messages et appels sont gratuits, avec un compte 77Fox. Les espaces et les messages fonctionnent dans l’application Windows et sur le web ; les appels vocaux, uniquement dans l’application Windows.

Dans un studio de trois à cinq personnes, les prompts sur lesquels tout le monde compte finissent éparpillés dans les conversations et les documents de chacun : pour en utiliser un, il faut d’abord demander qui l’a écrit et où il est rangé. La discussion se passe dans une autre messagerie, et un appel rapide demande encore un autre outil. Un espace de travail réunit dans 77Fox le contenu commun et la conversation, tandis que le contenu privé de chacun reste privé.

Ce qu’on met dans un espace de travail

On peut y partager quatre types de contenu : des prompts, des canevas, des tâches et des événements. Les prompts se partagent un par un, par sélection multiple, ou avec « Partager la bibliothèque », qui inclut aussi les prompts que vous ajouterez plus tard. Chaque partage a une autorisation, « Modification » ou « Lecture seule » ; la lecture seule est le choix par défaut.

Une tâche partagée peut avoir un responsable, un événement partagé une liste de participants. Les canevas peuvent aussi être partagés par lien avec des personnes extérieures à l’espace : voir le partage des canevas. Si vous hésitez encore sur l’endroit où ranger vos prompts, 77Fox, Notion ou l’historique de chat pour les prompts compare les options.

La propriété ne change pas. Un élément partagé appartient toujours à son auteur : un administrateur peut retirer un partage de l’espace, mais pas supprimer l’original de quelqu’un. Quand vous quittez un espace, vos partages y sont retirés ; quand un espace est supprimé, chacun garde ses originaux personnels.

Rejoindre un espace n’importe le contenu de personne dans votre bibliothèque et ne modifie pas vos pages. Pour les prompts, les canevas et les événements, vous choisissez : les éléments partagés dans une vue séparée « Partagés avec moi », ou mêlés aux vôtres ; les tâches, elles, sont toujours mêlées. Les prompts et tâches des autres portent l’avatar de leur auteur : on voit tout de suite de qui ils viennent.

Pour créer un espace et partager des prompts :

1. Dans les paramètres de 77Fox, ouvrez « Espaces de travail », cliquez sur « Créer un espace » et donnez-lui un nom.
2. En tant que propriétaire ou admin, cliquez sur « Inviter des membres » et saisissez une adresse e-mail ou un code utilisateur public ; ou créez un lien d’invitation avec un rôle, une durée de validité et, si besoin, un mot de passe.
3. Sur la page Prompts, faites un clic droit sur un prompt ou sur une sélection, choisissez « Partager dans l’espace » et l’espace voulu, puis « Modification » ou « Lecture seule ». « Partager la bibliothèque » partage toute la bibliothèque.
4. Une fois l’invitation acceptée, vos prompts apparaissent sur la page Prompts des membres, et ceux qui ont l’autorisation de modification peuvent les changer directement.

Messages

Chaque espace a sa discussion de groupe. Les membres qui partagent un espace peuvent s’écrire en privé, et « Envoyer à moi-même » est pratique pour faire passer des choses entre votre PC et le web.

• Un message contient jusqu’à 16 000 caractères et 10 pièces jointes. Les images peuvent faire jusqu’à 20 Mo chacune, les autres fichiers jusqu’à 200 Mo.
• Les pièces jointes comptent dans le stockage cloud de l’expéditeur, 1 GiB pour un compte gratuit. Dans l’application de bureau, une pièce jointe téléchargée se glisse directement dans un autre logiciel ; sur le web, on passe par le bouton de téléchargement.
• Les nouveaux messages déclenchent une notification système ; plusieurs messages d’une même conversation en quelques secondes arrivent en une seule notification « N nouveaux messages ».
• Une conversation trop bavarde peut être mise en sourdine : plus de notifications, et elle ne compte plus dans le badge des messages non lus.
• Les messages non lus s’affichent en chiffre rouge sur « Messages ». En privé, vous voyez « Lu » quand l’autre a lu ; dans un groupe, on ne voit pas qui a lu quoi.
• Vous pouvez désactiver « Afficher le texte dans les notifications » : le centre de notifications du système peut garder ce texte, et une fois l’option désactivée, la notification indique seulement qui vous a écrit.
• Les nouveaux membres peuvent remonter l’historique de la discussion de groupe ; un membre retiré de l’espace perd l’accès immédiatement. Une conversation privée ne fonctionne que tant que les deux personnes partagent encore un espace.

Les messages fonctionnent dans l’application Windows et sur le web. Dans l’application, la page « Messages » est là dès la connexion : avant même de rejoindre un espace, vous pouvez utiliser « Envoyer à moi-même » et appeler un autre utilisateur de 77Fox par e-mail. Sur le web, elle n’apparaît qu’après avoir rejoint au moins un espace. L’application Android n’a pas encore de page Messages.

Lancer un appel vocal

Les appels vocaux ne fonctionnent que dans l’application de bureau Windows. Pour en lancer un :

1. Ouvrez « Messages » : la ligne « Appels » est en haut de la liste ; l’en-tête des discussions de groupe, le panneau des membres et les lignes de conversation ont aussi un bouton d’appel.
2. En tête-à-tête, choisissez « E-mail », saisissez l’adresse du compte 77Fox de la personne et cliquez sur « Appeler », ou rappelez un contact récent. En groupe, choisissez « Espace de travail », sélectionnez-en un et cliquez sur « Appel de groupe ».
3. Une fenêtre d’appel apparaît en bas à droite de l’écran de l’autre personne, sans voler le focus de la fenêtre où elle travaille ; elle clique sur « Répondre ». Sans réponse au bout de 45 secondes, l’appel est noté comme manqué.
4. Pendant l’appel, « Ajouter des personnes » invite d’autres participants par e-mail, depuis les contacts récents ou parmi les membres de l’espace ; un appel lancé depuis un espace n’accepte que les membres de cet espace. Un appel réunit au plus six personnes, en comptant celles qui sont encore en train d’être appelées.
5. Cliquez sur « Raccrocher » pour partir. Si quelqu’un refuse, ne répond pas ou part plus tôt, les autres restent en ligne ; l’appel se termine quand la dernière personne s’en va.

Quelques règles :

• La personne appelée doit avoir un compte 77Fox et l’application Windows en ligne.
• Le réglage « Autoriser les appels de », dans les paramètres des appels vocaux, propose quatre niveaux : « Membres de l’espace » (par défaut), « Tout le monde », « Contacts choisis » et « Personne ». Par défaut, seuls les membres d’un espace commun peuvent vous appeler ; pour recevoir l’appel de quelqu’un d’extérieur, choisissez « Tout le monde », ou « Contacts choisis » et ajoutez cette personne. Avec « Contacts choisis », seules les personnes de la liste peuvent vous joindre.
• Un même compte ne peut être en appel que sur un seul appareil à la fois.
• Le micro ne s’ouvre pas avant que vous répondiez. Fermer la fenêtre d’appel, changer de page ou réduire 77Fox dans la zone de notification ne coupe pas l’appel ; un clic droit sur l’icône de la zone de notification permet aussi de répondre, de couper le micro, d’enregistrer et de raccrocher.
• Le micro et le haut-parleur se choisissent dans les paramètres des appels vocaux. Les contacts récents gardent au plus les 30 dernières personnes des 30 derniers jours, et vous pouvez en retirer à tout moment.

Prévenez avant d’enregistrer

Pendant un appel, chaque participant peut cliquer de lui-même sur « Enregistrer », sans l’accord des autres. Pendant l’enregistrement, la liste des membres affiche « Enregistrement » à côté du nom de la personne qui enregistre, mais aucun signal sonore n’est joué : les autres ne le savent qu’en regardant l’écran.

Avant d’enregistrer, prévenez tous les participants et respectez la loi locale. Les règles sur l’enregistrement des appels varient selon les pays et les régions : annoncez-le dans l’appel avant de lancer l’enregistrement.

Les enregistrements restent uniquement sur le PC de la personne qui enregistre : ils ne sont ni envoyés, ni synchronisés. Ils vont par défaut dans le dossier de données local de 77Fox, ou dans un autre dossier choisi sous « Dossier des enregistrements », dans les paramètres des appels vocaux. Chaque enregistrement mélange votre voix et celles de tous les participants dans un seul fichier audio WebM ; il continue quand quelqu’un rejoint l’appel en cours de route, et la voix du nouveau venu est enregistrée elle aussi. Un enregistrement dure au plus 4 heures, puis s’arrête automatiquement.

Où sont vos données

Une fois un prompt partagé dans un espace, son texte est stocké sur les serveurs de 77Fox et sort de la synchronisation de votre Google Drive personnel. Tout ce que vous n’avez pas partagé reste sur votre PC et dans votre propre Drive, comme l’explique la synchronisation chiffrée via votre propre Google Drive.

Les messages et pièces jointes sont chiffrés et conservés par les serveurs de 77Fox, et la clé reste côté serveur. L’audio des appels passe toujours par le relais : l’adresse IP de votre PC n’est pas exposée directement à l’autre personne, et l’audio n’est jamais conservé. Pièces jointes, canevas partagés et contenu des espaces partagent le stockage cloud de votre compte ; la synchronisation personnelle sur Google Drive ne compte pas dans ce quota. Plus de détails dans la section confidentialité de la page de la fonction.

Questions fréquentes

Peut-on appeler quelqu’un qui n’utilise pas 77Fox ?

Non. Les appels vocaux ne relient que des comptes 77Fox, et la personne appelée doit avoir l’application Windows en ligne. Si vous ne partagez pas d’espace, elle doit en plus régler « Autoriser les appels de » sur « Tout le monde », ou choisir « Contacts choisis » et vous y ajouter.

Peut-on passer des appels depuis la console web ?

Non. La console web permet d’envoyer et de recevoir des messages, et d’ouvrir et modifier le contenu partagé, mais les appels vocaux sont réservés à l’application Windows. L’application Android n’a pour l’instant ni messages ni appels.

Seuls les membres d’une conversation peuvent-ils en déchiffrer les messages ?

Non. Les messages et pièces jointes sont stockés sur les serveurs de 77Fox et chiffrés avec une clé que détient le serveur (AES-256-GCM) : la clé reste donc côté serveur. N’envoyez pas de clés API, de mots de passe ni d’autres secrets dans une discussion.

De combien de stockage gratuit dispose-t-on ?

Un compte gratuit a 1 GiB de stockage cloud, partagé entre les pièces jointes de vos messages, vos canevas partagés et le contenu des espaces. Une image peut faire jusqu’à 20 Mo, un autre fichier jusqu’à 200 Mo ; la page des tarifs liste les offres avec plus d’espace.

Combien de personnes peut compter un espace de travail ?

Jusqu’à 500 membres par espace, et chaque compte peut créer jusqu’à 60 espaces. Les appels vocaux ont leur propre limite : six personnes par appel, en comptant celles qui sont encore en train d’être appelées.